Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией». Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

• Сэд Инструкция
• Система Электронного Документооборота Сэд
• Система Электронного Документооборота Сбис
• Система Электронного Документооборота По Английски

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

DIRECTUM — система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и обеспечивается. Документооборот и делопроизводство. Системы электронного документооборота.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом». На первый взгляд странное поведение.

Но вполне объяснимое, если копнуть глубже. Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто. Обманутые ожидания Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть.

Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки. Это – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.

Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента? Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели. Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».

На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет». Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется. Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось. История вопроса Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.

Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.

Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса. Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.

Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта. Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.

Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр. Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой. Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.

Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.

До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему. Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.

Вот прямо сейчас и попробуем. Процесс выбора Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

Изучаем списки функциональных возможностей Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы.

На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий. Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями.

Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов. Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.

Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта. Хороший пример:. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам.

Позволяет сразу составить представление о системе. Плохой пример: Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто. Ищем релевантные примеры использования Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции. Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.

Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши. Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации. Хороший пример:.

В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием. Плохой пример:. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются. Рассматриваем скриншоты Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе.

Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы. К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран. Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу.

При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста. В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду. Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.

Хороший пример:. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено. Плохой пример:. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система.

Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать. Смотрим видеоролики Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.

Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке.

Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно. Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках.

Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать. Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить. На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров.

Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр. Хороший пример: Опять.

В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы. Плохой пример:. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают. Демо-версия Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным.

Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период. Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности. И вот это самый редкий зверь.

Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

Хороший пример: Опять. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.

Плохой пример:. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально. Ценник Ну и самое интересное напоследок.

Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость. Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения.

К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе. Хороший пример: Опять. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку.

Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений. Плохой пример:. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков.

Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор. Резюме В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту. И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты. Название Список возможностей Примеры использования Cкриншоты Видеоролики Демо-версия Ценообразование ★★★ ★★★ ★★ ★ ★★★ ★★★ ★★ ★★★ ★★★ НЕТ ★★ ★★★ ★ ★★ ★★ ★ ★★★ ★ ★★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★★ ★ НЕТ ★★ ★★ ★★ ★★★ ★ ★ ★★ ★★ ★★ ★ ★ ★ ★★ ★★★ НЕТ ★ ★★ НЕТ ★★ ★★ ★ ★★ ★ НЕТ ★ ★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★ НЕТ ★ ★★★ ★★ НЕТ НЕТ НЕТ ★★ НЕТ ★ НЕТ НЕТ ★ ★ НЕТ Метки:. Добавить метки Пометьте публикацию своими метками Метки необходимо разделять запятой.

Например: php, javascript, адронный коллайдер, задача трех тел. Из разряда «переустанови плиз Винду, ты ж программист» Типа того, да:) p.s. У Directum'а точно есть демо-стенд (на прошлом месте работы его покупали), но там обратиться в тех. Поддержку надо, чтобы дали доступ Разумеется, если выйти на прямой контакт и попросить, то многие дадут, покажут и расскажут то, чего нет на виду. А если ты «завод», то приедут, установят, проведут демонстрацию и в кабак сводят. Но цель моего исследования была — анализ того, что лежит в открытом доступе, попытка выяснить насколько вендоры открыты клиентам.

А если нужно вести учет корреспонденции, т.е. Номера, что очень сильно поднимаю репутацию компании, а поиск по атрибутам Если для компании так важны рег. Номера на корреспонденции, то они уже ведутся в виде бумажного журнала или таблички в Excel. Прежде чем думать об отдельной СЭД, нужно посчитать соотношение затрат на внедрение и потенциальных выгод от автоматизации. Основной экономический смысл внедрять СЭД это не вести реестр документов (входящих, исходящих, служебных записок и т.д.), а сокращать время согласования сложных документов (договора, приказы, регламенты и т.д.) и контролировать исполнение поручений. Как и в любой задаче автоматизации универсальных рецептов не бывает.

Сначала нужно определиться с требованиями к системе, а потом выбирать. Просто по опыту процессы документооборота в компаниях из 100 человек не так сложны и запутаны как в компаниях с 10000 сотрудников. Соответственно можно обойтись простыми офисными решениями. Основной экономический смысл внедрять СЭД это не вести реестр документов (входящих, исходящих, служебных записок и т.д.), а сокращать время согласования сложных документов (договора, приказы, регламенты и т.д.) и контролировать исполнение поручений. Мне известно много случаев, где внедрение СЭД вызывало раздражение и злость сотрудников и нисколько не улучшало экономическое показатели, а только их ухудшало. Все из-за того, что в организации, изначально, неэффективные бизнес-процессы, которые менять не хотят.

Часто, чтобы организации получить экономическую выгоду, где 1000 сотрудников, им не нужно внедрять СЭД, а всего лишь оптимизировать процессы которые у них уже есть. Тоже самое имеет и обратный закон — где процесс построен правильно внедрение даже простого учета вход/исх. Дает экономический смысл. Один из примеров — это электронный архив, где часто, нет вообще бизнес-процессов.

Я бы не стал рекомендовать не использовать данные системы организациям, где сотрудников меньше 100, всегда нужно смотреть на бизнес-процессы организации. Где-то есть смысл внедрения, а где-то нет, это индивидуально. Оценка СЭД по качеству маркетинга не совсем верный подход. Сложность внедрения именно систем документооборота связана в первую очередь с необходимостью «дотачивать» любое внедряемое решение до требований заказчика. Не бывает истинно типовых процессов в документообороте, всегда есть какая-то своя исторически сложившаяся практика в компании, которую, как правило, заказчик желает сохранить внедряя систему.

Плюс система документооборота всегда основана на структуре подчинения в компании (директор, руководители подразделений, подчиненные и т.д.), которая тоже всегда отличается в деталях. Поэтому на первый план при выборе СЭД выходят возможности ее кастомизации и настройки, доработки под конкретного заказчика и опыт внедренца, т.к.

Он позволяет переиспользовать наработки предыдущих внедрений этой системы. Стоимость лицензий может при этом составлять небольшую часть стоимости всего внедрения. Оценка СЭД по качеству маркетинга не совсем верный подход Так я и не оценивал СЭД. Я оценивал именно маркетинг. Основаня мысль статьи — у вендоров СЭД устаревшая концепция позиционирования. Сложность внедрения именно систем документооборота связана в первую очередь с необходимостью «дотачивать» любое внедряемое решение до требований заказчика. Это не только в документообороте — это относится к любому корпоративному ПО.

Однако это не повод закрываться от людей. Возможности адаптации также легко демонстрируются, как и типовой функционал.

Надо только принять такой вектор Поэтому на первый план при выборе СЭД выходят возможности ее кастомизации и настройки, доработки под конкретного заказчика и опыт внедренца, т.к. Он позволяет переиспользовать наработки предыдущих внедрений этой системы. Причем решает компетенция именно внедренца а не вендора.

Можно выбрать офигенное решение и таких бестолковых внедренцев, которые всё угробят. Это не только в документообороте — это относится к любому корпоративному ПО. Однако это не повод закрываться от людей. Возможности адаптации также легко демонстрируются, как и типовой функционал. Надо только принять такой вектор Тут вопрос стимула, для молодой компании которая должна выйти на заполненный рынок нужно выгодно отличаться от других, соответственно будут предприниматься усилия в этом направлении — тот самый клиенториентированный маркетинг.

А у старых компаний которые много лет этим занимаются таких стимулов нет или почти нет, им сложнее развернуться лицом к клиенту. Причем решает компетенция именно внедренца а не вендора. Можно выбрать офигенное решение и таких бестолковых внедренцев, которые всё угробят. В комментариях прозвучало нечто типа: а) Маленьким компаниям СЭД не нужен б) Даже тем кому он нужен, надо сильно посчитать отношение расходы/выхлоп А почему собственно? Я очень сомневаюсь, что кто-то может посоветовать вместо 1С использовать деревянные счеты небольшой компании.

Чай не а 19 веке живем. Отсутствие СЭД софта для небольших компаний — это показатель отсутствия интереса со стороны китов рынка, но вовсе не показатель отсутствия спроса. Даже у маленькой компании набирается от 50 до 300 и более получений/отправок актов, фактур. А если бухгалтерия на аутсорсе? Это еще нужно контролировать, что попало к бухгалтерам и в каком виде. А за год этой мутотени набирается столько, что можно в ней тупо утонуть.

Рекомендовать эксель — ну это круто да в 21 веке. Я в свое время нашел sqldesktop (— зачатки того, что требуется там есть, но, конечно, до настоящего СЭД не дотягивает, увы. Вот бы кто-нибудь из молодых и амбициозных озаботился бы этим делом. Небольшая организация с одним офисом договора/акты/фактуры все это решает 1C/Sharepoint/Lotus Domino. Равно как и для регистрации входящих/исходящих. Это не документооборот, это просто учет документов.

Ну нет в небольших компаниях процессов, связывающих десятки подразделений по всей стране, с жесткими сроками реакции, изощренной системой безопасности и связей в реальном времени с множеством внешних сервисов. Маркетологи тяжелых систем документооборота показывают возможности платформы, поскольку функционал все равно придется писать внедренцам каждый раз заново в соответствии с задачами и бизнес логикой заказчика. Ну как можно объяснить скриншотами, что система принятия решения о выплате пенсии в НПФ и система принятия решения о выдаче потребительского кредита в банке практически ничем не отличаются по архитектуре и возможностям, хотя в каждой их них совершенно разные поля и действия сотрудников, и взаимодействуют они с совершенно различными внешними сервисами? Ну нет в небольших компаниях процессов, связывающих десятки подразделений по всей стране, с жесткими сроками реакции, изощренной системой безопасности и связей в реальном времени с множеством внешних сервисов. Так ведь и поставщики СЭД/ECM давно уже вышли на рынок малого и среднего бизнеса с лёгкими и недорогими решениями. Ну как можно объяснить скриншотами, что система принятия решения о выплате пенсии в НПФ и система принятия решения о выдаче потребительского кредита в банке практически ничем не отличаются по архитектуре и возможностям, хотя в каждой их них совершенно разные поля и действия сотрудников, и взаимодействуют они с совершенно различными внешними сервисами? Ну обычно это делают так: 1.

Платформа SuperSystem 1.1. Решение SuperSystem — Финансы и кредит 1.1.1 — Типовой кейс «Выдача потребительского кредита» 1.1.2 — 1.2.

Решение SuperSystem — НПФ 1.1.1 — Типовой кейс «Решение о выплате пенсии» 1.1.2 —. Я и не говорю про страндартные процессы. Речь как раз о том, что подходы к продаже стандартного готового решения и решения с высокой долей кастомизации разные. Подходы к продаже легковых автомобилей существенно отличаются от подходов к продаже спецтехники.

Разбиение на тематики — правильно, но как мне это поможет в процессе продажи СПР для грузоперевозчика? Не стоит забывать еще и о копирайтах. Разработка тематической системы очень часто предполагает, что все права на доработки стандартных модулей принадлежат заказчику. А туда как раз и входят 90% интерфейсов, т.е. Того, что можно показать на сайте. Занимался внедрением СЭД около 3-х лет. Стоимость внедрения очень редко состоит из стоимости ПО.

Стоимость услуг обычно составляет от 50 до 75 процентов. Именно на эти деньги живут те, кто занимается перепродажей ПО. Их задача доказать клиенту, что во первых именно это ПО решит все проблемы, вплоть до регулярного стула у генерального и соучредителей, а во вторых, что без услуг внедрения (обычно это создание форм ввода, форм отчетностей, обучение групп пользователей, обучение групп администраторов) клиент не справится, по причине некомпетентности сотрудников, либо внутреннего саботажа. Более 10 лет занимаюсь внедрением разных СЭД. Самое большое заблуждение заказчиков, что внедрение системы решит организационные проблемы.

Люди пытаются через СЭД решить отсутствие банальной коммуникации в компании. Другая распространенная ошибка заказчика — купить продукт без ТЗ, даже без малейшего предпроектного анализа. Просто звонят и спрашивают «нам бы документооборот какой нибудь посовременней»:), а зачем, для чего пока не понимают.

Сэд Инструкция

П.С., не для рекламы, но для одного клиента мы искали систему, которая: 1. Будет в облаке на виртуальных серверах; 2. На бесплатной линукс ОС; 3.

На бесплатной БД; 4. Интеграция с доменом + доменная аутентификация. По условиям подошел Тезис.

Его и внедрили. Опустил требования по БП, так как хотел акцентировать внимание на ТТ. Честно, ожидал увидеть здесь помощь людям при выборе системы, а увидел негативный посыл в сторону производителей. И даже, сами производители здесь не при чем — продукт то ведь и хороший. Получается это письмо негатива в сторону контент-менеджеров.

Тогда и сама СЭД здесь не при чем. Разговор о болезнях при продаже корпоративных продуктов. Ну да ладно, в конце есть предупреждение, но ведь оценки то можно было и расписать поподробнее. Прошу прощения, но чем Демо-версия, для получения доступа к которой необходимо заполнять форму, лучше той, для которой достаточно нажать кнопку?

Это я к тому, что Verdox (необходимо что-то еще заполнять и оставлять свои данные) набрал максимум, хотя в то же время Optima Workflow и 1С Документооборот дают доступ только по нажатию кнопки без ввода каких-либо данных и при этом оценка ниже? И это только один и гневных лучей в Вашу сторону. Ваша таблица это один сплошной вопрос. Или это rand%2+1?

Система Электронного Документооборота Сэд

Прошу прощения, но чем Демо-версия, для получения доступа к которой необходимо заполнять форму, лучше той, для которой достаточно нажать кнопку? Это я к тому, что Verdox (необходимо что-то еще заполнять и оставлять свои данные) набрал максимум, хотя в то же время Optima Workflow и 1С Документооборот дают доступ только по нажатию кнопки без ввода каких-либо данных и при этом оценка ниже? Оцнка — это моё субъективное впечатление от той или иной опции сайта. Касательно демо-версий — где-то я просто заполнил форму и сразу получил доступ. А где-то заполнил форму и получил доступ через неделю после нескольких переговоров.

А где-то смог получить доступ сразу и без формы, по общему логину/паролю, но внутри такая мусорка, что невозможно разобраться и под одним пользователем одновременно 15 человек сидят.

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях.

Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы. Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует.

С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться. В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере.

Система Электронного Документооборота Сбис

Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации. Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Not for children under 3 years. Инструкция пользователя. Мультифункциональный налобный фонарь. Краткое введение. Установка батареи. Налобный фонарь Boruit RJ3000 с тремя рефлекторами, одним. Данный фонарь я хотел купить уже давно, но так случилось. Инструкции не было. Налобный фонарь космос инструкция.

Экономический эффект Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать. Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры. Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20% рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60% времени.

Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз. Делопроизводство и документооборот Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство. Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей.

Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы. В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается 'справкой'.

Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки. Функции и задачи СЭД Программа документооборота предназначена для решения таких задач:.

систематизации работы с документами. созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;.

автоматизации учёта;. классификации документов. Рассмотрим детальнее функции СЭД.

Программа документооборота используется для:. создания карточек. формирования текста документа;. сохранения данных в формате pdf или ms word;. управления правами доступа пользователей;. создание маршрутов;. управления движением документов;.

рассылки уведомлений, напоминаний;. ведения журналов, справочников, классификаторов;. формирования поручений;. поиска и подписание документов;. формирования отчётов. К общесистемным функциям можно отнести:. удалённую работу с документами;.

использование СУБД для хранения данных;. одновременную работу с СЭД;. обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию. Преимущества и недостатки Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:.

централизованное структурированное хранение информации;. одинаковый подход к формированию и обработке документов;.

использование шаблонов;. поиск;. аудит доступа. К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей. Процессы обработки документов В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически.

Во втором случае задаются. условия переходов между этапами;. разделения маршрута;. циклы обработки;. запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;. задаются роли пользователей.

Юношеские стремления. Осуществить; устремлённость к чему н. Душевные стремления. Джон тош стремление к истине рецензия.

Виды обработок:. Создание документа. Редактирование. Переименование. Перемещение. Сохранение.

Индексирование. Расходы на СЭД Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение. Внедрение СЭД Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:.

создание рабочей группы, определение руководителя;. определение целей и задач;. проверка существующих документационных процессов;.

разработка технического задания;. выбор СЭД;. заключение договора на внедрение СЭД;. разработка и утверждение регламента работы;. проверка первоначального наполнения справочников;.

Система Электронного Документооборота По Английски

предварительное испытание СЭД;. обучение персонала работе;. тестовое внедрение СЭД;. анализ результатов тестовой работы;. исправление ошибок;.

полноценное внедрение СЭД. Ошибки внедрения Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования.

Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения. Технологии хранения документов В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах.

Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД. Что такое поточное сканирование? Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров.

В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту. Оптическое распознавание текстов Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД.

Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами.

Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст. Штрих-кодирование Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения.

При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа. ЭЦП Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных.

Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token.

Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется. Полнотекстовой и атрибутный поиск Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек.

Например, критерий 'Контрагент' обеспечивает поиск данных в поле 'Получатель' или 'Отправитель'. При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения. Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.